ÖzÜ'nün çalışma ve öğrenme alanlarında eşit fırsat ilkelerine olan bağlılığının bir parçası olarak, üniversite şikayet çözümü için iç prosedürler sağlamaktadır. Bu prosedürler, personeli üniversite ortamında kabul edilebilir davranışların ne olduğu konusunda bilgilendirir. Herhangi bir kişi, ayrımcılıktan kaynaklandığını düşündüğü bir sorun veya insan hakları ihlali ile ilgili tavsiye ve yardım almak için üniversite ile iletişime geçebilir ve gizli çatışma çözümü için başvurabilir. Şikayetçinin veya yanıt verenin hukuki temsilciliğe ihtiyacı yoktur. Aşağıdaki materyali okurken, üniversitenin hangi tür durumları araştırdığını daha iyi anlayacağınızı umuyoruz.

Eşit Fırsat Maddesi (no.5) kapsamında ayrımcılıkla ilgili şikayetler yapılabilir (Türk İş Kanunu no. 1475).

Bir şikayet, aşağıdaki temellere dayanarak yapılabilir:

• Irk (renk, milliyet, etnik veya ulusal köken veya soy, veya bir akraba veya yakınının ırkı)
• Cinsiyet
• Medeni durum (bekar, evli, ayrılmış, boşanmış, dul, fiili)

• Gebelik
• Engellilik (şu anki, geçmiş veya bir akraba veya yakınının engelliliği)
• Dini veya politik inanç
• Yaş (veya bazı alanlarda bir akraba veya yakınının yaşı)
• Cinsel taciz ve ırksal taciz

Prosedür

1. Gizli çatışma çözümü gerektiğinde, yazılı şikayet prosedürünü başlatmadan önce, şikayetiniz olan kişiyle doğrudan konuşun. Bu adımı tek başınıza yapmak çok zor geliyorsa, yanınıza bir destek kişi alabilirsiniz. Duygusal patlamaların endişeyi çözmeye yardımcı olmayacağını kendinize hatırlatın. Toplantıdan önce düşüncelerinizi organize edin ve kendinizi ve hislerinizi etkili bir şekilde ifade edin ve çatışmayı çözmek için gerçekçi alternatifler sunun.
2. Şikayetiniz aşağıdakilerle ilgili değilse:

• Bir Politika Kararı 
• Bir İstihdam Kararı 
• Bir Performans Yönetimi Endişesi 
• İşyeri Prosedürleri veya Uygulamaları 
• İş Güvenliği ve Sağlık Sorunları

LEAP Çalışan Yardım Programı'ndan tavsiye almayı düşünebilirsiniz, bu program ÖzÜ'nün tüm çalışanlarına ücretsiz olarak 7/24 hizmet vermektedir ve şikayetinizi çözmek için bazı faydalı stratejiler sağlayabilir.

3. Şikayetin resmi olarak işlenmesi için yazılı olarak yapılması gerekir. Kılavuz olarak kullanılabilecek standart bir şikayet formu vardır, bu formu kullanabilir veya üniversiteye basit bir mektup yazabilirsiniz. Şikayet mektubu adınızı ve iletişim bilgilerinizi içermeli, şikayet yapma nedeninizi ve ne olduğunu, nasıl olduğunu ve nasıl etkilendiğinizi kısaca açıklamalıdır. Herhangi bir tanık varsa adlarını belirtin. Ayrıca, şikayetin adil bir şekilde çözülmesi için ne düşündüğünüzü de dahil edin.
4. Resmi şikayet çözüm formu veya başka bir yazılı şekilde tüm şikayetler İK Koordinatörü'ne sunulmalıdır.
5. Bir şikayet, kişinin ana dilinde yapılabilir; üniversite gerekli ve istendiğinde çeviri hizmeti ayarlayabilir.
6. Şikayet yapıldığı andan itibaren, bir şikayetin sonuçlandırılması ortalama bir ay sürer. Daha karmaşık şikayetlerin sonuçlandırılması daha uzun sürebilir.
7. Üniversitenin bir konuyu doğru şekilde araştırabilmesi için, yanıt veren kişiye şikayetin bildirilmesi gerekir. Üniversite şikayeti araştırmaya karar verirse, şikayetin bir kopyası şikayetçinin bilgisi dahilinde yanıt verene iletilir.
8. Genellikle, şikayetinizle ilgili diğer taraflar tarafından üniversiteye sunulan tüm belgelerin kopyalarını alacaksınız.
9. Soruşturma sürecinin işlemesine yardımcı olmak için üniversite, her iki tarafın da bilgi paylaşımını teşvik eder. Ancak, soruşturma işlemleri gizli olarak kabul edilir.
10. Üniversite, her şikayeti mevcut koşullar ve delillere göre değerlendirir. Üniversiteye ulaşan tüm şikayetler üst düzeyde değerlendirilir.
11. Üniversite, şikayet mektubunda dile getirilen konular hakkında daha fazla bilgi almak için şikayet eden kişiyle iletişime geçebilir. Bu, üniversitenin bir şikayeti araştırıp araştırmayacağına karar vermeden önce veya üniversite araştırma kararı aldıktan sonra gerekebilir. Bu bilgi posta, telefon veya bir toplantıda istenebilir.
12. Üniversite şikayetin incelenmesi gerektiğine karar verdiğinde, yanıt veren kişiyle (şikayetin konusu olan kişi) iletişime geçerek iddialara yanıt vermelerini isteyecektir. Üniversite bazen konuya daha resmi olmayan bir yaklaşımla yaklaşabilir. İlk temas, hızlı bir yanıt ve çözüm aramak için telefonla olabilir. Daha karmaşık konularda Üniversite, yanıt veren kişiden yazılı bir yanıt talep edecektir. Bu süreç, Yükseköğretim Kurulu (YÖK) yönetmeliklerine (kanun no.2547) dayalı Üniversitenin Disiplin Prosedürü ile uyumlu olmalıdır.
13. Soruşturma başladığında, şikayet eden kişi ve yanıt veren kişinin Üniversiteye daha fazla bilgi sağlamaları beklenir. Şikayet eden kişi, şikayetin ana kısımlarını, iddiaları destekleyen kanıtları ve şikayetin izole bir olayla mı yoksa daha uzun süreli bir modelle mi ilgili olduğunu Üniversiteye daha iyi anlatmaya yardımcı olacak bilgileri sağlamaya hazır olmalıdır. Şikayete yanıt veren kişiden iddiaları çürütecek herhangi bir kanıt veya tanık talep edilecektir. Üniversite yanıt veren kişiden daha fazla bilgi talep ederse, genellikle çok spesifik bilgiler isteyecektir.
14. Her iki taraf da, yazılı veya sözlü ifade aracılığıyla pozisyonlarını destekleyecek tanıklar önermeyi seçebilir.
15. Çatışma çözümü durumlarında, sorgulama sürecinin amacı, her iki tarafın üzerinde anlaştıkları bir düzenleme setine ulaşmalarına yardımcı olmaktır. Sorgulama süreci, her iki tarafın duygularını ve endişelerini ifade etmelerine olanak tanır. Aynı zamanda, diğer tarafın pozisyonunu daha iyi anlamak için iyi bir fırsattır.
16. Taraflar bir anlaşmaya varamadıkları durumlarda, Rektörün gözden geçirmesi için konuyla ilgili bir rapor hazırlanır.
17. Kimse, bir şikayette bulunduğu için tehdit edilmeyecek, taciz edilmeyecek veya zarar görmeyecektir.
18. Üniversite, herhangi bir aşamada, özellikle iddiaları destekleyecek yeterli kanıt olmaması durumunda bir şikayeti sonlandırma kararı alabilir. Üniversite, bir şikayeti uzlaştırılamazsa da sonlandırabilir. Her iki durumda da, sonlandırma kararı Rektör tarafından onaylanmalıdır.
19. İnsanlar bazen şikayetlerini sürdürme konusunda fikirlerini değiştirebilir. Şikayetinizi istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz. Şikayeti sürdürmek istemediğinizi Üniversiteye yazılı olarak bildirmelisiniz.
20. Üniversite, bir şikayetin çözüldüğüne karar verdiğinde, ister şikayetin geçerli olmadığı/ artık geçerli olmadığına dair bir kararla isterse bir eylemle, hem şikayetçiye hem de yanıt verene bu kararı yazılı olarak bildirecektir.